Meandergroep, Limburgs werkgever van het jaar 2017, is een goed lopende zorgorganisatie. De financiën, de kwaliteit van zorg: allemaal op orde. Inmiddels bouwt Meander van onderaf een besturings- en actiesystematiek.
Het dak repareren als de zon schijnt, dat is de aanpak van Meander. De basis van de organisatie staat als een huis. En dus vond de organisatie het in het voorjaar van 2017 tijd om de volgende stap te zetten. “We wilden wendbaar worden, hands on aan de slag gaan en dat ook borgen”, vertelt Mieke Franssen, clusterdirecteur Wijkverpleging. De vraag was alleen: hoe? Bestuurder Jos Merx: “Borgen lukt alleen als een verandering samenhangt met de missie en ook echt gedragen wordt, is onze filosofie. Daarom hebben we voor een proces gekozen met een mix van bottom-up en top-down.”
Ook het JGZ- en de Wijkverplegingsteams deden mee aan het proces. De directie, de managers én ondersteunende medewerkers stelden een eigen plan op waarin ze voor hun team of afdeling een missie, een visie en heldere, meetbare doelen benoemden. De directie definieerde randvoorwaarden, die de managers zelf vertaalden naar wat dit voor hen betekent. En wat zij belangrijk vinden om te bereiken in het komende jaar.
Real-time inzicht
Naast heldere jaarplannen, kwam er een nieuwe overlegstructuur. In die overleggen worden de kpi’s systematisch besproken en vindt afstemming tussen de verschillende specialismen plaats. Dat systematisch bespreken lukt dankzij maatwerkdashboards, waaraan Meander inmiddels werkt. Managers en teams bepalen zelf welke informatie ze nodig hebben en daar worden de dashboard op ingericht. Daardoor kan de organisatie straks real-time zien of ze op koers ligt en waar nodig bijsturen.
Geen twintig doelen
Judith Peeters, teammanager Wijkverpleging: “We houden het nu beknopt en eenvoudig. Ik heb in mijn huidige jaarplan geen twintig, maar drie doelen. En Ik heb me niet opgesloten op mijn werkkamer om een jaarplan te maken, maar ben met projectgroepjes gaan zitten en heb signalen uit het team daarin verwerkt. Daardoor hebben we bijvoorbeeld voor specialistische functies als stoma- en wondzorg realistische doelen gesteld.” Ook de projectmatige aanpak bevalt goed. Peeters: “Dankzij deze aanpak vraag ik me bij een gerezen knelpunt eerst af of het om het blussen van een brandje gaat of iets is waar we even voor moeten gaan zitten om het op de langere termijn goed op te lossen.”
De medewerkers van het cluster Wijkverpleging werken daarbij volgens het principe van de Drie A’s: Afstemmen, Afspreken, Aanspreken. Directeur Mieke Fransen: “Het is onze missie om onze klanten hun eigen kracht te laten ontdekken. We kijken naar wat ze nog wel kunnen, in plaats van te focussen op wat ze niet meer kunnen. Dit hele traject toont voor mij aan dat het concept van Eigen Kracht niet alleen van toepassing is op de klant maar zeker ook op de zorgprofessional.”
Eerste stap naar zelforganisatie
Zo bezien zet Meander met de nieuwe aanpak de eerste stappen richting zelforganisatie. Wim Dankers, clusterdirecteur WMO/Bijzondere Dienstverlening: “Dat is belangrijk, want we werken met hooggekwalificeerde zorgprofessionals die prima hun capaciteit kunnen afstemmen op de vraag en de regie kunnen nemen over hun eigen werkzaamheden.” Voordat zelforganisatie echt ingevoerd is, moet de organisatie nog wel wat slagen maken. Verena Gerardu, social controller van het cluster WMO/Bijzondere Dienstverlening: “De meeste managers zijn blij met de nieuwe manier van denken en werken. Anderen stellen zich de vraag: kan ik dit wel? Wordt het niet te veel? Ik denk dat wij binnen ons cluster pas naar zelforganisatie kunnen als alle managers mee en in control zijn.”
Ruimte voor kansen
Tegelijkertijd plukt Meander nu al de voordelen van de nieuwe manier van werken, zegt Pepijn Kromhout, consultant bij P5COM en begeleider van het proces: “Managers kijken nu écht naar mogelijkheden voor hun team of afdeling. Juist nu het zo goed gaat met de organisatie, ontstaat de ruimte om meer naar buiten gericht te werken en kansen te benutten. Dat is precies wat er nu gebeurt.”
