(van links naar rechts op de foto)
Elmira Copier, communicatie manager Zorgwerk
Daniël Thijssen, service consultant Zorgwerk
Raymond Dubbelt, informatie manager Aafje
Ilona Zevenbergen, manager MO service, Aafje
Jan Jaap Ensing, directeur Mens & Ontwikkeling, Aafje
Allereerst de vraag aan Daniël (Zorgwerk): wat is de koppeling?
Het is een API-koppeling tussen de systemen van Nedap Ons® Planning en het Zorgwerk platform. Dit betekent dat er een directe verbinding is tussen deze systemen, waardoor gegevens t.b.v. de planning automatisch kunnen worden uitgewisseld. In dit geval gaat het om het ophalen van flexaanvragen en het automatisch aanmaken van medewerkers inclusief gegevens t.b.v. de autorisaties.
Het Zorgwerk platform fungeert hierin als het centrale punt richting de arbeidsmarkt. Binnen enkele minuten kunnen wij flexaanvragen voorzien met gekwalificeerde zorgprofessionals
Dat klinkt als een geweldige innovatie, kun je nog iets meer over het proces vertellen?
Dankzij de koppeling hoeven de flexconsulenten van Aafje met één systeem te werken voor de planning van flexaanvragen, namelijk Nedap Ons®. Bovendien worden alle betrokkenen automatisch op de hoogte gesteld van de vervulling, zonder dat er nog een aparte uitwisseling van gegevens nodig is. Ook is het niet langer nodig om de persoonsgegevens t.b.v. de autorisaties handmatig uit te wisselen en in te voeren in Ons®.
Jan Jaap (directeur Mens & ontwikkeling Aafje), waarom wilde Aafje graag een koppeling met Zorgwerk en Nedap Ons®?
Als grote organisatie in de VVT sector hebben wij duizenden medewerkers in dienst, waaronder een groot flexteam. Bovendien huren wij professionals in.
Wij streven er altijd naar om onze werkprocessen efficiënter in te richten zodat onze mensen minder handelingen hoeven te doen en meer tijd overhouden voor persoonlijk contact. We geloven dat digitalisering ons kan helpen om werkprocessen te verbeteren. Onze flexconsulenten hebben nu bijvoorbeeld veel meer tijd om beter te luisteren naar wat onze flexprofessionals willen. Zo kunnen zij goed voorbereid en met nog meer plezier aan het werk met onze cliënten. Tevens leidt dit tot kostenbesparingen door de vermindering van administratieve handelingen.
Welke voordelen ervaar je en/of jouw teams met de koppeling?
Het grootste voordeel van de koppeling is dat we nu snel en efficiënt diensten/opdrachten kunnen doorgeven aan Zorgwerk. Er hoeft niets meer overgetypt te worden vanuit Ons®. Er hoeft niet meer gewerkt te worden met losse excellijsten. Er is één plek waar de gegevens worden uitgezet. Door de eenmalige invoer van gegevens voorkomen we bovendien dat er fouten insluipen. De openstaande diensten worden automatisch opgehaald, gematcht en ingepland in Ons®.
Dit is vooral handig omdat de flexkrachten nu ook automatisch en compleet worden aangemaakt in ons roostersysteem, inclusief de gegevens (team, contract, deskundigheid) die nodig zijn voor ons autorisatieproces. Dat geeft veel beter controle op de persoonsgegevens. Een flexprofessional krijgt niet langer toegang tot de systemen dan nodig. Dit is voor de naleving van de AVG regelgeving een grote sprong vooruit.
Ilona – manager MO service vult aan, de voordelen zijn nu al zichtbaar. We hebben het werken met de koppeling gefaseerd uitgerold, zodat we al onze flexconsulenten konden begeleiden bij het eigen maken van dit verbeterde werkproces. Zodra iedereen volledig bekend is met de koppeling zal je zien dat een bijkomend voordeel is dat bij het maken van de planning door het Zorgwerk platform automatisch de wet- en regelgeving wordt toegepast, zoals het voldoen aan de Arbeidstijdenwet.
Raymond (informatiemanager Aafje)
Gedurende het ontwikkel- en implementatieproces heb ik veel contact gehad met Ewoud (CIO) van Zorgwerk en hebben we samen de vragen aangepakt die opkwamen.
Vooraf hadden we onze wensen duidelijk geformuleerd en besproken. Zorgwerk is toen gaan bouwen. Ik heb niet eerder met een ‘software partij’ gewerkt die zo snel en vakkundig dit project heeft gerealiseerd. We hebben met elkaar de implementatie nauwkeurig voorbereid en zijn begonnen met testen in de testomgeving. Een echte co-creatie. Nadat de testplannen met succes waren doorlopen, hebben we samen besloten om het project van start te laten gaan. We zijn begonnen met één team en hebben daarna de teams uitgebreid.
Ilona, wat is het grote verschil van werken met Ons® en Zorgwerk voor en na de koppeling?
Dankzij de integratie behoort het handmatig gegevens overtypen in systemen of deze te mailen tot de verleden tijd. Onze flexconsulenten werken nu vooral in Nedap Ons® en hoeven minder in het Zorgwerk platform te werken. Want deze systemen synchroniseren continu met elkaar. Dit bespaart veel tijd, vermindert de kans op fouten en handmatige controles worden overbodig. Ook wijzigingen in diensten in de Ons® planning worden automatisch overgenomen op het Zorgwerk platform, dat is handig.
Lees het volledige artikel op Zorgwerk.nl
