De ‘passieve data’ die meestal opgeslagen ligt in dikke ordners, is heel waardevol. Dat geldt ook voor het fabelachtige geheugen van de medewerker facilitaire dienst of de objectbeheerder, die precies weet wat er in huis is. Jongere werknemers slaan bij voorkeur alles op in Excel-bestanden, maar lang niet iedereen weet hoe die beheerd en gedeeld kunnen worden. Dat is jammer, want centraal beheerde data is van grote waarde voor de organisatie. Die bespaart daarmee tijd en dus ook veel geld. Het geld en de energie die daarmee worden bespaard, kunnen veel beter worden ingezet voor de zorg aan de cliënt. En zo moeilijk is het niet – mits u natuurlijk een deskundige in de arm neemt die u bij het hele proces begeleidt.
Wat is belangrijk?
Het proces om tot een effectief en efficiënt databeheer te komen, start natuurlijk met de vraag ‘Welke data hebt u nodig voor een goed beleid en beheer?’ Uit ervaring weet ik dat die vraag al de nodige discussies oproept. Om van de vraag ‘Hoe maken we al die data toegankelijk voor de hele organisatie?’ nog maar te zwijgen. Koudwatervrees zien we overal: Kunnen we alle data nog wel terug vinden als we deze centraal opslaan en hoe richten we het beheer in?
Maar ik weet ook dat al na korte tijd alle medewerkers enthousiast zijn als blijkt hoe goed en effectief alle data is vastgelegd. En hoe waardevol het is als je niet eindeloos hoeft te controleren of alle assets die op je lijst staan, wel aanwezig zijn. Het is natuurlijk een hele zorg minder als u een goed inzicht hebt in uw assets zodat u niet onnodig zaken bestelt of inhuurt, en als dubbelingen in onderhoudscontracten eenvoudig worden opgespoord. En natuurlijk is een goed overzicht van het juiste aantal vierkante meters BVO en ruimteafwerking ook een groot voordeel. Als alle data aan elkaar gekoppeld zijn, overziet u dat in één oogopslag. Dat scheelt tijd, geld én ergernis.
In vier stappen van onoverzichtelijk naar overzichtelijk
Bij stap 1 brengen we dus alle benodigde data in kaart. Daarmee zetten we al een flinke stap in de richting van stap 2: de aanschaf van een FMIS/VIS-informatiesysteem en gelijktijdig (of snel daarna) stap 3: de opzet van een centraal service center, waar op alle vragen een antwoord beschikbaar is. Ongeacht over welke afdeling het gaat. Het centrale service center moet natuurlijk worden beheerd, en daarvoor zetten we in stap 4 de beheerorganisatie op. Daarbij maken we de medewerkers van de afdelingen facilitair en vastgoed daadwerkelijk eigenaar van de data, passend bij de rol die deze medewerkers binnen de organisatie vervullen.
Dat heeft de nodige voordelen: als een kozijn, na de inspectie en vaststelling van de conditiescore, wordt voorzien van een code, is eenvoudig te zien wanneer onderhoud moet worden uitgevoerd. Als elk bed en andere mobiele assets een tag krijgen, weet u zeker dat ze inderdaad in gebruik zijn (en dat er niet ergens nog een aantal opgeslagen staan….) Als al die data in één systeem wordt samengebracht, beschikt u over optimaal inzicht. Dat biedt de nodige voordelen die u kunt inzetten in uw dagelijks werk, uw beleid en uw visie. Over core business gesproken!
Erik Vriens, adviseur Facilitair & Vastgoed bij AAG
Wilt u ook de stap zetten om uw data goed te gaan beheren en ze zo in te richten dat data voor je gaat werken? De adviseurs van AAG hebben alle deskundigheid – en ervaring – in huis om u daarbij optimaal te ondersteunen.
