Meander Zorggroep in Zuid-Limburg is een grote instelling voor verpleging, verzorging en thuiszorg. In 2016 hebben zij in rap tempo het elektronisch dossier Ons® van Nedap ingevoerd, tot tevredenheid van zowel klanten als medewerkers.
De volgende stap is om Ons® aan te passen ten behoeve van de extramurale samenwerking met de huisartsenpraktijken in de regio. Verantwoordelijk voor de invoering zijn Mieke Franssen, directeur Verplegen en Verzorgen Extramuraal, en Anne Gulpers, wijkverpleegkundige in de wijk Molenberg in Heerlen.
“Wij zetten de eigen kracht van de cliënt centraal. Wij willen de positieve gezondheid bevorderen”, zegt Anne Gulpers. “En dat kan juist via dit dossier. Het sluit heel goed aan bij de zorgbehoefte van onze klanten.”
De invoering van Ons® bij Meander Zorggroep faciliteert ook de wens om langer thuis te blijven, vindt Mieke Franssen. Als voorbeeld noemt ze de mogelijkheid voor kinderen of andere mantelzorgers om op afstand mee te kijken hoe het met hun vader of moeder gaat. Franssen: “Dat speelt nogal in Zuid-Limburg, omdat veel kinderen vaak in het westen van het land wonen.”
Kind kan de was doen
Het elektronisch dossier ontzorgt niet alleen de cliënten, maar ook de medewerkers. Toch hadden Gulpers en Franssen wel wat weerstand verwacht binnen de organisatie. Het vraagt in eerste instantie toch om een andere manier van werken. “Maar die weerstand was er helemaal niet!”, constateerde Gulpers verrast. Hoe dat kon? Daar heeft Mieke Franssen eigenlijk twee antwoorden op: “Allereerst heeft Meander veel geïnvesteerd, in ICT als tablets en smartphones, en in scholing. Daarnaast voelden de medewerkers zich gehoord en problemen werden snel opgepakt.”
En er is nog een reden. Het is heel makkelijk werken met Ons®. “Een kind kan de was doen”, zegt Mieke Franssen. Daarom kon Meander ook snel overstappen naar het nieuwe dossier. “We zijn in april 2016 begonnen met de uitrol. Nu, december 2016, gebruiken we het elektronisch dossier al bij 4800 klanten. Dat zegt wel wat over de gebruiksvriendelijkheid.”
In het cluster V&V Thuiszorg van Meander Zorggroep werken 1250 medewerkers. Mieke Franssen: “Het is onze missie om die in 48 weken gefaseerd over te laten stappen, te beginnen in de regio Heerlen. Dat vraagt om een strakke planning voor de teaminstructies en de e-learning die daar bij hoort.” Anne Gulpers: “We bieden alle informatie in stappen aan. Tot nu toe zijn alle activiteiten heel soepel verlopen.”
Ons® voor intervisie
“We hebben alle formulieren gedigitaliseerd, dus medewerkers hebben alles op hun eigen device als ze naar cliënten gaan”, laat Mieke Franssen zien. “Je kunt je hele dossier ter plekke afmaken en zo kun je veel meer aandacht aan de klant geven.”
Anne Gulpers: “En het grote voordeel is: je kunt aan de cliënt precies laten zien waar je mee bezig bent. Vroeger bleef alles uit het zicht.” Ze zijn nog niet zover, maar het is de bedoeling dat er straks geen papieren of mapjes meer op tafel liggen met afspraken voor de huisarts of andere partijen. Ze willen ook werken aan koppelingen met apothekerssystemen. Zelfs het aftekenen van medicatie-uitgifte moet elektronisch.
De invoering van Ons® is ook van invloed op de interne processen, vertellen Mieke en Anne enthousiast. “De kwaliteitsaudits zijn nu helemaal anders”, zegt Franssen. “We doen geen audits meer volgens vast programma.”
Meander Zorggroep werkt nu met een combinatie van intervisie en het certificatiesysteem, laat Gulpers zien. “Het team bekijkt met z’n allen enkele dossiers in Ons® en dan bespreken we de dingen die goed zijn en de dingen die beter kunnen. Zo kun je elkaar aanvullen en bevorder je binnen een zelfsturend team de eigen kracht van een medewerker.” Het is de verantwoordelijkheid van de medewerkers om ook daarna de kwaliteit hoog te houden, zegt Franssen.
Extramuraal samenwerken
Meander Zorggroep wil dat het elektronisch dossier ook makkelijk beschikbaar wordt voor huisartsen. Daar wordt nu aan gewerkt, vertellen Franssen en Gulpers. “Er moeten nog teveel stappen worden gezet om de huisarts toegang te geven tot Ons®. Het begint er al mee dat cliënten toestemming moeten geven om de huisarts rechten te verlenen. Dat proces vraagt om verbetering”, zegt Gulpers. Dat krijgt nu de hoogste prioriteit, zegt Mieke Franssen.
Anne Gulpers doet de masterstudie Management en Innovatie aan de Hogeschool Arnhem en Nijmegen. Zij werkt in het kader van haar opleiding aan een strategisch advies voor het bestuur van Meander Zorggroep over de toegankelijkheid van het dossier voor de huisartsenpraktijken. Gulpers: “Ik ben nu aan het kijken waar huisartsen behoeften aan hebben en hoe we dit op een veilige en minder complexe manier kunnen oplossen. Dat moet het eerste kwartaal van 2017 helder zijn.” Eén ding is duidelijk, concludeert Franssen: de wil bij de huisartsen is er.
