Als je ruim 5.000 medewerkers op 35 verschillende locaties hebt, dan kan interne communicatie een uitdaging zijn. BrabantZorg lanceerde daarvoor een nieuw sociaal intranet, een platform waar organisatie en medewerkers kennis delen en elkaar opzoeken.
Behalve aan de technologie, besteedde BrabantZorg samen met Winvision veel aandacht aan adoptie om medewerkers mee te krijgen en vertrouwd te maken met het nieuwe intranet. Dat is goed gelukt. Steeds meer medewerkers maken er enthousiast gebruik van. “Collega’s leggen nu echt verbinding met elkaar”, zegt Ruud Mars, communicatieadviseur online van BrabantZorg, “zelfs met collega’s waarvan ze daarvoor niet eens wisten dat ze er waren.”
BrabantZorg is een grote ouderenzorgorganisatie in Noordoost-Brabant. “We hadden tot voor kort een vrij ouderwets en statisch intranet”, zegt Ruud Mars. “Puur gericht op het zenden van informatie. We groeien toe naar een netwerkorganisatie waarin we snel van elkaar willen leren door ervaringen te delen. We wilden daarom dat er meer interactie zou komen tussen organisatie en medewerkers en medewerkers onderling. Daarop is besloten een sociaal intranet te ontwikkelen, gericht op samenwerking en kennis delen.” Eind 2016 werd samen met Winvision gestart met de bouw van het nieuwe platform op basis van SharePoint. Kortgeleden ging het nieuwe platform live.
Al voor de livegang betrokken
“We hebben de medewerkers al voor de livegang betrokken bij het nieuwe intranet. De technologie is natuurlijk belangrijk, maar het is pas een succes als er goed gebruik van gemaakt wordt”, vervolgt Ruud Mars. Samen met Winvision zijn er posters ontwikkeld. De posters werden op alle locaties opgehangen met de aankondiging van het nieuwe intranet. In de gebruikelijke nieuwsbrief, die met de komst van het nieuwe intranet is komen te vervallen, hebben we maandelijks de stand van zaken gecommuniceerd. Op de dag van de lancering vonden alle medewerkers een infowijzer op hun toetsenbord met uitleg over de belangrijkste functionaliteiten van de homepage. Daarnaast kreeg iedere collega een setje oordopjes aangeboden (Laat je horen!) en kregen de eerste tien collega’s die een teamsite aanvroegen én gingen samenwerken, een fotoshoot van hun team aangeboden. Deze foto’s konden direct voor het smoelenboek gebruikt worden.
Roy Linde, adoptieconsultant van Winvision: “We hebben daarnaast sessies gehouden om de functioneel beheerders en de contentbeheerders te trainen en informeren. De ict’ers zijn in staat om het platform functioneel te beheren en collega’s te helpen bij technische vragen. Elke locatie van BrabantZorg heeft een contentbeheerder die bij het oude intranet de content plaatste. Voor het nieuwe intranet zijn die contentbeheerders veel meer de key-users waar de andere medewerkers terecht kunnen. Het hele trainingstraject was erop gericht om ervoor te zorgen dat deelnemers niet alleen zelf het systeem in de vingers kregen, maar ook anderen konden ondersteunen.”
‘Het wordt een succes als jij meedoet’
“Intranet wordt een succes als jij meedoet, dat was het motto dat we steeds gecommuniceerd hebben. En wat dat betreft is het zeker een succes”, zegt Ruud Mars. “In de zorg heb je natuurlijk een grote groep medewerkers die al druk genoeg is met hun dagelijkse werk en weinig ‘computertijd’ heeft. Desondanks merken we dat collega’s met verschillende functieprofielen meedoen. En dat is echt super om te zien.”
Inmiddels zijn er al 140 teamsites aangemaakt door de medewerkers. Driekwart daarvan is ook echt actief. Op de teamsites kunnen collega’s hun eigen online omgeving creëren met de informatie en apps die voor hen belangrijk zijn. Ruud Mars: “En dagelijks krijg ik wel nieuwe aanvragen binnen. Er wordt ook veel gebruik gemaakt van de mogelijkheid om zaken aan te bieden en te vragen. Dat gaat van een vraag over een beschikbare rolstoel voor een locatie tot het aanbod voor een teambuildingsbijeenkomst.”
Over de samenwerking met Winvision is Ruud tevreden. “Wat ik prettig vind aan de samenwerking met Winvision is dat we ook na livegang nog over de adoptie kunnen sparren. Juist na de vakantieperiode, als alles weer wat is weggezakt, is het belangrijk collega’s te kunnen informeren en op te leiden. Eigenlijk houdt de adoptie nooit op”.
Meer informatie: www.winvision.nl
