Veel zorgorganisaties krompen na de overheveling naar gemeenten in 2015 en vanwege de krappere budgetten die met die transitie gepaard gingen. De Meent Groep groeide juist tegen de stroom in. En met een nieuw cliëntregistratiesysteem zijn ze nu klaar voor de toekomst.
Voor zorg- en welzijnsorganisaties zijn de afgelopen jaren onrustig geweest. Veel organisaties krompen na de overheveling naar gemeenten in 2015 en vanwege de krappere budgetten die met die transitie gepaard gingen. De Meent Groep, die het bestuur vormt van vijf MEE-organisaties in Limburg en Brabant, groeide juist tegen de stroom in. Wel is door alle dynamiek en drukte ‘de achterkant’ een beetje blijven liggen, zegt manager Staf en Ondersteunende diensten Frank Grisel van De Meent Groep. Maar daar wordt nu een slag in gemaakt, onder meer met een nieuw cliëntregistratiesysteem.
Frank Grisel trad in april van dit jaar aan als interim-manager. Hij weet van zijn voorganger dat het vroegere cliëntregistratiesysteem star, duur en nauwelijks meer te onderhouden was. “Begin van dit jaar zijn we met hulp van Winvision overgestapt naar Microsoft Dynamics CRM 2016 als nieuw registratie- en urenadministratiesysteem. Dat is min of meer hetzelfde systeem als waarmee collega-organisatie MEE West-Brabant al werkte, en dat ook door Winvision is ingericht en geïmplementeerd. Wij delen met MEE West-Brabant een shared service center en de ict-infrastructuur. Dus het lag destijds voor de hand om in ieder geval vóór onze overstap te kijken naar de oplossing die zij hadden. Die beviel prima en zo hebben wij ook voor Dynamics CRM gekozen.”
Samen optrekken met MEE West-Brabant
“In de basis is het hetzelfde cliëntregistratiesysteem als MEE West-Brabant heeft”, zegt servicemanager Ivo Pas van Winvision die De Meent Groep ondersteunde bij de overstap. “Verschil is wel dat De Meent Groep vier businessunits heeft en MEE West-Brabant één. En elke organisatie heeft zijn eigen content en afspraken met stakeholders , maar de hoofdprocessen zijn vrijwel gelijk. Beide organisaties trekken nu ook samen op voor de updates en veranderingen in het systeem. Ze hebben een gezamenlijke changeboard die wensen van de medewerkers inventariseert, prioriteiten benoemt en veranderingen en uitbreidingen initieert. Dat levert meer efficiency op en aanzienlijk lagere onderhoudskosten.”
‘Prettiger, directer en duidelijker systeem’
Frank Grisel: “De overstap is prima verlopen. Begin 2017 zijn we met een big bang overgegaan en het nieuwe systeem is goed geland bij de medewerkers. Samen met Winvision hebben we veel aandacht besteed aan adoptie: de gebruikers zijn meegenomen in de veranderingen, de key-users zijn op locatie getraind en Winvision heeft het functioneel beheer goed ondersteund. Hoewel de veranderingen voor de gebruikers niet wereldschokkend waren, is het werken met dit nieuwe systeem wel prettiger, directer en duidelijker. Het is gebruiksvriendelijker. Medewerkers kunnen direct vanuit Outlook in het CRM-systeem werken en makkelijker uren en werkzaamheden registreren.”
“We hebben nog wel wat slagen te maken”, zegt Grisel. “We willen bijvoorbeeld meer managementinformatie uit het systeem halen, maar dan moet je wel zorgen dat de basisinformatie daarvoor ook ingevoerd wordt. Met dat soort interne processen zijn we nu bezig. En we kijken ook verder. Uiteindelijk is het de bedoeling om naar de cloud te migreren, daar zijn we nu al een beetje op aan het voorsorteren. Intussen kunnen we doen wat we moeten doen en kunnen we ons verantwoorden aan onze ketenpartners. We hebben nu een goede basis gelegd voor de toekomst.”
Voor meer informatie: www.winvision.nl
