Meer werkplezier voor de behandelaar
‘Je verantwoorden door elke minuut te moeten vastleggen in het patiëntendossier. Kan dat niet eenvoudiger?’ vroegen Arjen Zandstra, concerncontroller en Ferry Lankhuijzen, projectleider zich in 2019 af. Is het echt noodzakelijk om indirecte tijd te registreren? Met die vraag zijn ze aan de slag gegaan. Meer tijd voor de patiënt en meer werkplezier voor de behandelaren door minder administratie. Dat was het uitgangspunt.
Vanwege de wet- en regelgeving werden ook zorgverzekeraar Zilveren Kruis en de Nederlandse Zorgautoriteit erbij betrokken. En ook het Ministerie van VWS haakte aan. Toen zij hoorden van het initiatief waren zij direct enthousiast en hebben een steunbrief gestuurd. Uiteindelijk is met alle zorgverzekeraars en verschillende gemeentes een akkoord bereikt. Er kwam ruimte om te experimenteren. Daardoor werd ook een weg gebaand voor collega ggz-instellingen. ‘Na het nodige voorwerk konden we snel stappen maken’ vertelt Arjen.
Snelle actie
‘Het was snel gepiept. We zijn 3 maanden na het ontwerp live gegaan en zijn heel blij dat we dit zo snel met alle betrokken partijen voor elkaar hebben gekregen,’ gaat Arjen verder. ‘En dat midden in de coronacrisis. We hebben het over het bouwen en inregelen door onze EPD leverancier Impulse Info Systems, onderdeel van Avinty. Maar ook over de voorbereidingen binnen onze eigen organisatie. We hebben in korte tijd veel zorgprofessionals geschoold. Daardoor konden we relatief vrij eenvoudig over. Dat heeft z’n vruchten afgeworpen. De overgang ging soepel. Wat registreren we nog wel? De face-to-face tijd, het Multi Disciplinair Overleg (MDO) en reistijd. Voor de rest registreren we niets meer aan tijd. En dat levert de behandelaar weer extra tijd op. En hopelijk meer werkplezier!’
Minder regels, meer vertrouwen
‘Het registreren van tijd is dus veel makkelijker geworden voor onze behandelaren. Dat heeft grote gevolgen,’ vult Ferry aan. ‘Door deze vereenvoudigde tijdsregistratie leveren we een bijdrage aan minder administratieve druk. En geven we meer vertrouwen. Door het terugdringen van de regeldruk hebben onze behandelaren extra tijd voor hun patiënten. Er zijn nog geen harde cijfers over de tijdsbesparing. Daarvoor is het nog te vroeg. We gaan binnenkort uitgebreid onderzoeken of de behandelaren ervaren dat deze manier van registreren hun tijd bespaart. En of het werkplezier is toegenomen. Er komen vast verbeter- en leerpunten uit. We merken nu al wel dat het best wennen is voor zorgverleners en management. Dat ze indirecte tijd niet meer hoeven te verantwoorden. We hebben er jaren op gestuurd dat ze die tijd juist wel moesten registreren.’
Andere financiering
‘Bij GGz Centraal werkt dit nu goed. Zij hebben hiermee de primeur binnen de gebruikersvereniging USER. Voor andere instellingen geldt dit nog niet. Die hebben soms te maken met net weer een andere financiering. Dat vraagt dan om andere afspraken. En om weer een andere aanpassing van het systeem. Daar zijn we ons goed van bewust,’ zegt Robin Veldboer, product owner productieverantwoording en facturatie bij USER.
Aanhakend op de actualiteit (brief van 9 juni j.l. van Paul Blokhuis aan de Tweede Kamer betreffende experiment administratieve lastenverlichting tijdschrijven gespecialiseerde ggz en forensische zorg) zegt hij: ‘Het is fijn om te zien dat de mogelijkheid wordt geboden aan de Forensische Zorg om per direct gebruik te maken van de functionaliteit die nu al in USER aanwezig is.
Voor de kinder- en jeugdpsychiatrie, asielzoekers en OGGZ gelden binnen GGz Centraal ook andere registraties. We werken nu aan de differentiatie per financieringsstroom. En we passen het ook aan voor de andere gebruikers van USER. Dat vraagt om maatwerk. De oplevering staat gepland voor september. Alle USER-gebruikers kunnen de nieuwe functionaliteit dan ook optimaal inrichten voor hun organisatie. GGz Centraal wil niet alleen voor zichzelf pionieren. Zij deelt de opgedane kennis graag met anderen.’
Zorgprestatiemodel
‘De manier van betalen vanuit de zorgverzekeringswet per ‘Diagnose Behandel Combinatie’ gaat op de schop. Per 1 januari 2022 komt er een nieuw model. Daar lopen we nu alvast op vooruit met het ‘Automatisch afleiden Indirecte Tijd’. In het nieuwe zogeheten ‘zorgprestatiemodel’ wordt straks helemaal geen indirecte tijd meer geschreven. Die tijd zit dan versleuteld in de tarieven. Maar wij gaan niet wachten tot 2022. Avinty levert graag nu al een bijdrage aan minder administratie en meer tijd voor de patiënt.’
