Om logistieke verspilling tegen te gaan koos Gelre Ziekenhuizen voor Mediq Medeco als leverancier van medische disposables. Het ziekenhuis heeft nu één contract, één aanspreekpunt en één helpdesk.
Van oudsher wordt door ziekenhuizen te royaal ingekocht, omdat zij geen goed overzicht hebben van de voorraad. Het gevolg: derving door expiratie (over de datum). Deze vorm van directe logistieke verspilling maakt Jaap Riemens van Curomed, specialist op het gebied van geautomatiseerd voorraadbeheer, regelmatig mee. “Indirecte verspilling wordt vooral veroorzaakt door een inefficiënt logistiek proces, waardoor er veel onnodig menselijk handelen noodzakelijk is.”
Gebrek aan innovatie
Chiel Bos herkent het beeld. Hij was programmamanager bij het – inmiddels afgeronde – landelijke Programma Aanpak Verspilling in de Zorg, het vliegwiel van de overheid om zoveel mogelijk energie en aandacht op dit vraagstuk te krijgen. “In de periode 2013 – 2016 hebben we 22.500 meldingen van verspilling binnengekregen. Daaronder ook opmerkingen als: ‘we hebben hier producten liggen die we niet gebruiken’. Mijn definitie van verspilling is simpel: iets wat zonde van het geld is. Zo’n commentaar slaat de spijker op zijn kop.”
Jaap Riemens weet waar de schoen wringt. Niet bij de zorgverlener die alleen maar het beste wil voor zijn patiënt en niet wil misgrijpen, maar bij het management dat op strategisch niveau de logistieke kaders moet bepalen. “Innovaties op het gebied van goederenlogistiek en geautomatiseerde oplossingen leven te weinig in ziekenhuizen. Het is zaak om een gezamenlijke logistieke visie binnen de keten te ontwikkelen, van leverancier tot eindverbruiker.”
Logistiek uitbesteed
Gelre Ziekenhuizen heeft ingezien dat logistiek een vak apart is, dat je moet overlaten aan professionals, aldus manager Inkoop en Logistiek Nicole Poldervaart. “Wij hebben als een van de eerste ziekenhuizen in 2009 de complete logistieke keten uitbesteed aan Hospital Logistics. Zij organiseren onder meer het voorraadbeheer, zijn eigenaar van de bulkvoorraad en helpen ons met het rationaliseren van het productassortiment en het verminderen van het aantal transportbewegingen”, legt Poldervaart uit.
PROcure: één contract, één aanspreekpunt
Wat Gelre ziekenhuizen, een groot STZ-ziekenhuis met locaties in Apeldoorn en Zutphen, goed doet volgens Jaap Riemens is dat zij bij de invulling van hun logistieke taken kijkt naar het totale plaatje van kosten en baten: ‘Total Cost of Ownership’. Het verbaast hem daarom niet dat het ziekenhuis ook gekozen heeft voor het PROcure-concept van Mediq Medeco. Nicole Poldervaart: “Mediq Medeco is al jaren bij ons leverancier. Samen met ziekenhuisorganisatie Isala zijn we een traject ingegaan, waarbij Mediq Medeco onze voorkeursleverancier wordt voor medische disposables. Een one-stop-shop dus, waardoor we minder leveranciercontacten en logistieke handelingen hebben. Eén contract, één aanspreekpunt en één helpdesk. Als we dan ook hier het assortiment gaan harmoniseren, ga je echt een verschil maken. Maar daarin staan we nog aan het begin.”
Juiste balans
Chiel Bos onderkent de meerwaarde van zo’n aanpak. “Ik kwam de voorbeelden ook tegen: apotheken die meerdere verpleeghuizen bedienden en voor elk huis andere katheters uitleverden. Hoe inefficiënt is dat! Ga met die inkopers om tafel en kom tot een algemeen aanvaardbaar type of lijn. Meer logistiek gemak en meer inkoopvoordeel, omdat je simpelweg grotere volumes kunt inkopen. Het heeft voor mij allemaal te maken met bewustwording en met elkaar het gesprek aangaan.”
Nicole Poldervaart wil ook wijzen op de keerzijde van logistieke efficiëntie. Het streven om ketenbreed voorraden te minimaliseren kan ook doorslaan. “Op een gegeven moment kun je schommelingen en afwijkingen in de vraag niet meer opvangen. Het aantal backorders stijgt. De kunst is om de juiste balans te vinden tussen doelmatigheid en leverbetrouwbaarheid. Een belangrijk onderdeel van de samenwerking met Mediq Medeco is om daar afspraken over te maken. Dat we in ieder geval goedgekeurde alternatieven achter de hand hebben, als de basisproducten tijdelijk niet leverbaar zijn.”
Vereenvoudigen is de sleutel
In de kern is logistiek het op elkaar afstemmen van vraag en aanbod, stelt Jaap Riemens. Maar zo simpel als dat klinkt, is het helaas niet, zeker niet in de zorglogistiek met zijn vele schakels. De sleutel tot succes is volgens hem om op de werkvloer logistieke processen tegen het licht houden en te optimaliseren – vaak vereenvoudigen – en alle moderne digitale mogelijkheden te benutten. Van geautomatiseerd voorraadbeheer en automatische expiratiecontrole tot track & trace van interne orders en leveringen. “Als je de processen van inkoop en logistiek op orde hebt en een partnership aangaat met je leveranciers, krijg je transparantie in de keten. Een goede registratie door middel van uniforme barcodering geeft niet alleen veel informatie, maar stelt je ook in staat het verbruik te registreren, dat te koppelen aan de patiënt en automatisch bij te bestellen. In het geval van een recall kan met één druk op de knop een artikel worden getraceerd, zowel op patiëntniveau als uit de voorraad.”
Zorgpaden
Ook Nicole Poldervaart kijkt uit naar het moment dat bestellen, factureren en bevoorraden een sluitende geautomatiseerde ‘loop’ vormen. Met het oog op nieuwe ontwikkelingen in de zorg zou dat een welkome ondersteuning zijn. De komende jaren zullen de ‘zorgpaden’ vorm krijgen. Daarbij wordt zorg niet langer gefragmenteerd aangeboden, maar integraal geclusterd rond bepaalde thema’s zoals chronische zorg of ouderenzorg. Nicole Poldervaart: “Dat heeft ook logistieke consequenties. Onze leveranciers zullen daar hun assortiment op moeten afstemmen. En zij krijgen een grotere ‘scope’, wanneer patiënten zich op die zorgpaden gaan bewegen tussen ziekenhuis, thuis en andere zorgvoorzieningen. Voordeel bij Mediq Medeco is dat zij veel ervaring hebben in zowel grootschalige als kleinschalige leveringen.”
Diepvriesmaaltijden
Verspilling in de zorg is een veelkoppig monster. Het beperkt zich niet tot de logistiek. Chiel Bos weet daar alles van. “Het heeft voor mij allemaal te maken met bewustwording en met elkaar het gesprek aangaan.” Het landelijke Programma Aanpak Verspilling in de Zorg heeft onder meer geleid tot een nieuwe prescriptieregeling waarbij geneesmiddelen restrictiever worden voorgeschreven. Dat voorkomt dat overtollige medicijnen ongebruikt bij de patiënt op de plank blijven liggen, zoals nu soms gebeurt. Dat is ook verspilling. “Daarnaast zijn tal van andere maatregelen omarmd door de stakeholders in de zorg. Onze landelijke aanpak blijft voortleven in de regio, dat weet ik zeker. Ook ziekenhuizen gaan steeds meer LEAN denken. Dan stuiten zij vanzelf op allerlei verbeterpunten.” Nicole Poldervaart beaamt dat. Om tot slot nog even weg te stappen bij de logistieke operatie: Gelre ziekenhuizen heeft het zelf koken ingeruild voor kant-en-klare vriesverse maaltijden. “We kunnen op maat inkopen en hoeven minder eten weg te gooien. Daarmee besparen we tienduizenden euro’s per jaar. Tegelijkertijd krijgen onze patiënten een menu met meer keuzes en vinden ze de maaltijden lekkerder. Wie zegt dat het tegengaan van verspilling alleen een geldkwestie is!”
Kijk voor meer inspiratie om verspilling in de zorg tegen te gaan op: www.mediqmedecoprocure.nl
