MEE Plus, dienstverlener in de zorg, had ter vervanging van zijn ‘eilandautomatisering’ een Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) geïmplementeerd, maar het systeem functioneerde niet naar behoren.
MEE Plus had zelf onvoldoende ITkennis in huis om dit op te lossen. De dienstverlener ging daarom op zoek naar een IT-partner die alle issues kon verhelpen, snel kon inspelen op veranderingen in de turbulente zorgsector en het IT-beheer voor zijn rekening nam. Pink Elephant heeft al die rollen op zich genomen, samen met de dienstverlener diverse nieuwe projecten opgezet, en alles succesvol afgerond. Inmiddels draait het ECD naar volle tevredenheid.
MEE Plus
MEE Plus ondersteunt mensen met een beperking, bijvoorbeeld een lichamelijke, verstandelijke beperking, chronische ziekte, of een vorm van autisme. Het vergroten van de zelfredzaamheid van de cliënt is hierbij het uitgangspunt. De dienstverlener bedient, vanuit zeven kantoren in vijf verschillende regio’s, zowel stad als platteland in het zuidwesten van Nederland. Chantal Blaaupot, functioneel applicatiebeheerder bij MEE Plus: “Wij worden gevraagd vanwege onze drive en expertise en zijn van grote meerwaarde voor opdrachtgevers, omdat we domein overstijgend kijken en werken. Tot voor kort werd het werk vanuit de AWBZ gefinancierd. Inmiddels betalen de gemeentes ons zelf. Ze hebben stuk voor stuk een andere manier van werken. Dat maakt het financieel-administratieve deel van onze operatie gecompliceerder dan het al was. Voor de cliëntregistratie, het verantwoordingsproces, en het contractbeheer hadden we sowieso een nieuw centraal systeem nodig. We werkten met een sterk verouderd registratiesysteem, waar verschillende andere programma’s omheen draaiden die niet met elkaar gekoppeld waren. Daar wilden we vanaf. We wilden geen aan elkaar geknoopt stelsel meer, maar een volledig geïntegreerd systeem. Bovendien wilden we een IT-omgeving die ook nieuwe businessinitiatieven goed zou ondersteunen.”
Complexiteit beheersen en op informatie sturen
Blaaupot, in haar jeugd een fervent IT-hobbyist, was op dat moment consulent bij MEE Plus. Haar werd gevraagd het dagelijkse werk voor twee weken los te laten en mee te denken over een passende oplossing. “We wilden een ERPsysteem implementeren waarin alle processen, inclusief de onderliggende, volledig op elkaar aansloten. Dus ook Finance, HRM, en het verantwoordingsproces. Dat is allemaal heel complex. De ene gemeente wil onze inzet in uren gepresenteerd zien, de andere in trajecten, diensten of anderszins. Wij moeten daar ook informatie aan toevoegen over aantallen cliënten, doelgroep, leeftijdsopbouw en cliënttevredenheid. Bovendien bieden we uiteenlopende diensten die door verschillende financiers ingekocht kunnen worden.
Cliëntondersteuning door de lokale overheid, via de Wmo, en door de zorgkantoren, via de Wlz, maar ook mantelzorg- en vrijwilligersondersteuning, Integrale Vroeghulp, diagnostiek, en ouderenadvies. Om die complexiteit te kunnen beheersen en op alle informatie te kunnen sturen, hebben we in een eerdere fase voor Exact Globe en Exact Synergy gekozen. Het probleem was echter dat het systeem, na de implementatie, onvoldoende functioneerde. Medewerkers kregen hun registratie niet goed op orde, met alle gevolgen van dien voor de verantwoording naar onze opdrachtgevers. We zochten een IT-partner die kon helpen een goed draaiend systeem in de lucht te krijgen, maar bovenal een partij die onze wensen en hoe onze processen werken begrijpt. Dat bleek Pink Elephant te zijn.”
Beheer uitbesteed, sparringpartner erbij
MEE Plus wilde zijn mensen zo snel mogelijk laten zien dat het nieuwe systeem echt een aanwinst is. “In eerste instantie zijn we op projectbasis met Pink Elephant in zee gegaan. Samen met twee betrokken consultants hebben we een prioriteitenlijst opgesteld. Die zijn we van boven naar onder gaan afwerken. Van must haves naar nice to haves. We hebben echt gekeken waar we als eerste de pijn konden weghalen. Dan heb je een IT-partner nodig die onze taal begrijpt en wensen kan vertalen naar Exact Synergy. Wij zijn immers geen IT’ers, maar dienstverleners. Het project is zó voorspoedig verlopen dat we ook het beheer aan Pink Elephant hebben uitbesteed. Ik heb te weinig tijd en kennis om dat zelf te doen en het systeem te onderhouden. Daarvoor in de plaats heb ik wekelijks een meeting met de consultants. Dan kijken we welke wensen de verschillende disciplines binnen MEE Plus hebben en wat we er vervolgens mee doen. Vervolgens beslissen we of we het zelf oppakken of het project, vanwege de complexiteit, bij Pink Elephant neerleggen en in een businesscase laten uitwerken”, legt Blaaupot uit.
Nieuwe projecten direct in systeem
De samenwerking heeft MEE Plus grote voordelen opgeleverd. “Onze urenspecificatie naar de gemeenten is heel belangrijk, evenals de inhoudelijke registratie van de cliëntinformatie”, gaat Blaaupot verder. “Alles is nu goed ingericht. We kunnen snel schakelen als een collega afwezig is. Het werk kan naadloos worden overgenomen. Verder hebben we, onder andere door de integratie van de BeterAPP, een mooie efficiencyslag kunnen maken. De ondertekening van een ondersteuningsplan is volledig gedigitaliseerd. We hebben de controle over onze operatie. Nieuwe projecten schuiven we direct in het systeem, zoals Purchase to Pay. Dat is een bouwsteen die Pink Elephant bij ons heeft ontwikkeld voor de inkoop. We willen continu grip op onze uitgaven door dit goed te regelen. De autorisatie is geautomatiseerd en alle betrokkenen hebben inzicht in de kosten en de opbrengsten. Onze processen zijn gekoppeld. Ook dat is een enorme verbeterslag. De verschillen per gemeente zijn ook inzichtelijk. Verder zijn de kwartaalrapporten beschikbaar voor de medewerkers, zodat ze kunnen zien hoe ze er individueel en in teamverband voor staan. De hele workflow is in Exact Synergy ondergebracht. Iedereen kan zichzelf sturen.”
Problemen opgelost door juiste vertaalslag
De business van MEE Plus is volop in beweging. De flexibiliteit van het nieuwe systeem speelt een voorname rol in het afstemmen van de dienstverlening op cliënten en gemeentes. Hetzelfde geldt voor de samenwerking met Pink Elephant. Blaaupot tot slot: “Er zit meteen vaart in nieuwe projecten. De architect van Pink Elephant snapt hoe ons bedrijf en ons systeem werken. Is er maatwerk nodig, dan krijgen we een concreet advies op een enkel A4’tje. Dat werkt erg fijn. Hierdoor hebben we samen allerlei nieuwe activiteiten met succes kunnen ontwikkelen en lanceren, zoals het al genoemde inkoopsysteem, een individueel performanceplan en een leerlingvolgsysteem dat helpt de afstand van jongeren tot de arbeidsmarkt scherp te krijgen. We zijn bijzonder tevreden over het partnership. Daarin staan begrip, transparantie en betrouwbaarheid centraal. Het draaiend krijgen van het systeem was een achtbaan waar we samen zijn ingestapt. Van daaruit werken we aan de toekomst van MEE Plus. De Pink Elephant-consultants zien hier zelf onze cliënten rondlopen. Ze hebben goed begrepen dat de cliënten centraal staan voor onze consulenten, die doorgaans wars zijn van registreren. Mede daardoor hebben ze de vertaalslag van business naar IT goed kunnen maken. Zodoende sluiten zowel het centrale registratiesysteem als de apps die we samen hebben ontwikkeld naadloos aan op onze behoeften.”
Meer weten over hoe u aan de slag kunt gaan met het optimaliseren van uw processen? Download dan hier het white paper over procesoptimalisatie.
