UMC Utrecht stroopt de mouwen op tegen werkdruk

Werkdruk heeft vele oorzaken: tekort aan personeel, administratieve rompslomp, disbalans tussen werk en privé. Logisch dus dat UMC Utrecht het als topprioriteit ziet en werkdruk op meerdere manieren aanpakt. P&O-directeur Corrie Scholman legt uit hoe het universitair ziekenhuis dat doet en wat haar visie op werkdruk is.

Voor Scholman begint de aanpak van werkdruk met het bespreekbaar maken van het onderwerp: ‘Alleen als je het wilt en durft bespreken, kan je er iets aan gaan doen. Wie werkdruk ervaart heeft geen tijd en ruimte om zijn werk goed te doen. Dat vreet energie. Hierdoor heb je aan het einde van de dag ook geen energie meer over om thuis nog wat te doen. En andersom geldt hetzelfde: drukte thuis kan ervoor zorgen dat je geen energie hebt om je werk te doen.’

Fit blijven en de balans tussen werk en privé

‘Het bespreekbaar maken is in eerste instantie een zaak tussen leidinggevende en medewerkers. Zij praten samen over de balans tussen werk en privé. Voor veel teamleiders is dat nog nieuw of onwennig. Daarom hebben wij als organisatie de taak om hen te trainen. Dat kost tijd en geld, maar is heel waardevol. Want als je weet wat iemand die werkdruk ervaart nodig heeft, kan je samen kijken wat eraan gedaan kan worden. En daarin moet je als werkgever ook flexibel zijn. Wij doen dat bijvoorbeeld door collega’s, van wie thuis veel gevraagd wordt, de mogelijkheid te geven om vrije dagen te kopen, tijdelijk minder te werken of zorg- of mantelverlof te nemen.’

Ook ondersteunt de organisatie medewerkers met een vitaliteitsprogramma. Scholman: ‘Zorg is topsport, dus vinden wij dat je werknemers de mogelijkheid moet geven om fit te blijven. Via Energiek@UMC kunnen onze collega’s bijvoorbeeld coaching krijgen om gezonder te gaan leven, met korting naar de sportschool of een massage op het werk.’

Slimmer werken

Naast goed voor hun mensen zorgen, kijken ze bij het UMC Utrecht ook naar hoe het werk is ingericht en hoe ze elkaar daarbij kunnen helpen. Scholman: ‘Veel dingen worden zo gedaan omdat ze al heel lang zo gedaan worden. Daarom organiseren we sessies voor collega’s van alle afdelingen en leeftijden om met elkaar in gesprek te gaan. Waar loop je tegenaan? Hoe pak jij dat aan? Dat levert persoonlijke en creatieve oplossingen op, maar ook ideeën waar we in de hele organisatie iets mee kunnen. Deze ideeën hebben een grote kans van slagen omdat ze door verpleegkundigen, assistenten en artsen zélf zijn bedacht. En niet door het management of P&O. Een van die ideeën is de schrapsessie. Hierin kijken teamleden met elkaar naar zaken die ze anders kunnen doen of kunnen schrappen.’

Meer regie over je werk

Wat bijvoorbeeld ook sneller en beter kon, was het maken van roosters. Scholman: ‘Eerder leverden alle collega’s hun voorkeuren in bij de leidinggevende of roostermaker. Die ging dan puzzelen en overleggen met medewerkers, totdat de planning rond was. Nu doen veel teams dat zelf. Via ons roosterprogramma verdelen teamleden zelf de diensten, en dat geeft medewerkers meer regelmogelijkheden. Daarnaast zijn er teams bezig met anders roosteren: kijken naar andere werk- en bedrijfstijden. Daarmee slaan we twee vliegen in één klap. Roosters worden afgestemd op medewerkers en door andere begin- en eindtijden werken we aan meer spreiding van het werkverkeer. Dat kost even tijd om op te zetten. En je moet het goed begeleiden, want teamleden moeten met elkaar in gesprek en de roosters samen afstemmen. Maar als het loopt, scheelt het afstemtijd én geeft het werknemers meer ruimte en regie over hun werk.’

‘Die regie moeten collega’s wel zelf nemen. En dat vraagt om lef. Daarom ben ik er enorm voorstander van om jonge collega’s bij elkaar in teams te plaatsen. Ze hebben frisse ideeën en kijken met een nieuwe blik naar hoe we werken. Als je ze verspreidt over de organisatie gaan ze op in het grote geheel en draaien ze voordat je het weet volop mee in het oude systeem. Als je ze bij elkaar zet, kunnen ze samen dingen aankaarten, elkaar steunen en veranderen, en zorgen dat we ons werk voor de patiënt nog beter en efficiënter kunnen doen.’

Eén van die jonge mensen is Michelle Benschop. Zij werkt nu 2 jaar in het UMC Utrecht en doet gelijktijdig de opleiding tot verpleegkundige. Ze vertelt wanneer zij werkdruk ervaart en wat verpleegkundigen daar zelf aan doen.

‘We kijken gelukkig ook naar wat er echt belangrijk is’

Benschop: ‘Ik ervaar werkdruk op de afdeling als ik merk dat ik niet kan doen wat ik moet doen. Het vervelendste is als een patiënt langer in bed moet blijven, omdat ik eerst de administratie moet bijwerken. En voor mezelf is het soms ook vervelend. Ik ben bezig met een opleiding, dus ik moet het vak nog leren. Dat doe ik veel op school, maar tijdens mijn werk moet ik ook nieuwe vaardigheden leren en daarbij is begeleiding nodig. Daar is soms gewoon geen tijd voor, omdat het werk voor gaat. Dat zorgt bij mij wel voor werkdruk’.

‘Gelukkig kijken we ook samen naar wat er nou écht belangrijk is in ons werk en welke dingen anders kunnen. Een voorbeeld zijn de verplichte rondjes voor de early warning score. Hiervoor meten we de basiswaarden, zoals bloedruk, lichaamstemperatuur en hartslag. Erg nuttig, want een afwijking in deze basisgegevens kan wijzen op een ernstiger probleem. Maar op de afdeling waar ik werk, neurologie, is het niet heel waarschijnlijk dat daar binnen een dag iets in verandert. Én zijn we meer geïnteresseerd in de scores voor het bewustzijn. Dus waarom zou je die test dan meerdere keren per dag doen? De frequentie van deze test wordt nu afgestemd op de individuele patiënt. En dat bespaart op onze afdeling in ieder geval weer tijd.’

Corrie Scholman, P&O-directeur bij UMC Utrecht ‘Zorg is topsport, dus vinden wij dat je werknemers de mogelijkheid moet geven om fit te blijven.’