Duurzaam gezonde zorgorganisaties hebben de bedrijfsvoering op orde, zónder dat dat ten koste gaat van cliënten en medewerkers.
Met de krappe budgetten in de thuiszorg is het noodzaak scherp aan de wind te zeilen. P5COM helpt organisaties daarbij. Er zijn veel knoppen om aan te draaien in de thuiszorg, maar in de praktijk merken we dat vijf interventieniveaus het belangrijkst zijn. Die delen we graag. Mét de praktijkervaring van Vivent en De Wever.
Leiderschap in nabijheid
We zien zelforganisatie soms doorslaan in een bijna dogmatisch loslaten. Inmiddels komen ook de beperkingen daarvan aan het licht. Niet ieder team blijkt evenveel talent voor zelforganisatie te hebben – of er plezier aan te beleven. Bovendien lukt het teams vaak niet om zelf hun eigen ondersteuning te regelen. Management op maat is daarom belangrijk. Carla Lasonder, bestuurder van Vivent: ‘Wij zijn nu bezig om de span of control van onze managers te verkleinen. De regie over het zorgvak laten we bij professionals, en we geven hun de aandacht en de ondersteuning die ze nodig hebben. Zodat zij zich kunnen focussen op hun belangrijkste taken. Wij ondersteunen ze alleen, als de wind onder hun vleugels.’ Dat vraagt ook van leidinggevenden dat ze zien welke teams praktische hulp nodig hebben, welke sturing, welke coaching, en welke ze prima los kunnen laten.
Ondersteuning centraler regelen
Waar budgetten krap zijn, wordt overhead als eerste geofferd. Daarom zijn de laatste jaren vaak ondersteunende taken naar de teams overgeheveld. En nu zien we dat die teams echt te vol zitten. Tijd dus om te accepteren dat je sommige dingen wel degelijk het beste voor je teams kunt regelen. Chantal Beks, lid van Raad van Bestuur bij De Wever: ‘Wij hebben vooral administratieve taken weer bij de teams weggehaald. Medewerkermutaties, leerlingadministratie – het kostte allemaal tijd die onze teams nu weer kunnen investeren in zorg. We hebben er wel extra mensen voor aangenomen, maar in de huidige arbeidsmarkt telt voor ons zwaarder dat de zorgteams zoveel mogelijk doen waar ze goed in zijn.’
Data waar je wat mee kunt
Teams merken vaak echt wel dat dingen niet goed gaan, maar worden vervolgens niet in staat gesteld om te zien waar de pijn exact zit. Daarvoor is stuurinformatie nodig. En de kunst van het geven van stuurinformatie is tweeledig: je moet informatie op het juiste detailniveau én in de juiste hoeveelheid aanbieden. Beks: ‘Met P5COM hebben we heel sec gekeken naar wie welke informatie nodig heeft. Wat moeten thuiszorgteams weten? En teammanagers, en bestuurders? Voor al die groepen hebben we dashboards op maat gemaakt. Zo belasten we niemand met data waar ze niets mee kunnen, en weet iedereen hoe de vlag erbij hangt op vlakken waar ze wel zelf invloed op hebben.’
Teamsamenstelling: andere mix en veel flexibeler
Bij de teamsamenstelling draait het om drie zaken: het aantal fte’s, het aantal cliënten per team, en de rollen van verschillende functieniveaus. De moeilijkheid is het vinden van de ideale mix, om de juiste zorg te bieden tegen verantwoorde kosten. Lasonder: ‘Wij hadden kleine, kwetsbare teams. Door van 37 naar 26 teams te gaan, zien we dat ze minder werkdruk ervaren, en bovendien daadkrachtiger en veel minder kwetsbaar zijn. We kijken bij de samenstelling goed naar de cliëntvraag en de bijbehorende zorguren. We verwachten door deze transitie uiteindelijk ook minder vacatureruimte te hebben.’ Andere zaken om scherp op te letten bij de teamsamenstelling zijn de inrichting van de flexibele schil, en de regelmaat waarmee je opnieuw naar de samenstelling kijkt. Want ook hier geldt: je hebt er pas duurzaam wat aan als je consequent blijft bijsturen.
Logistiek buiten de gebaande paden
Thuiszorgteams moeten steeds vaker nee verkopen, omdat ze in de huidige arbeidsmarkt niet eenvoudig extra mensen kunnen aannemen. Dat zorgt er wél voor dat nu opties bespreekbaar worden die dat eerder niet waren. In de logistiek bijvoorbeeld. Beks: ‘Wij hebben het digitale kantoor geïntroduceerd, waardoor medewerkers hun route gewoon vanuit huis kunnen beginnen. En we werken met sleutelkluizen, dus ook voor de sleutel hoeven medewerkers niet meer langs kantoor. Dat scheelt een boel reisbewegingen, maar is ook wel echt iets waar medewerkers aan moeten wennen. Daarom hebben we tegelijk iedereen voorzien van een smartphone. Zodat mensen ook daadwerkelijk op de nieuwe manier kunnen werken, en mensen ook het idee hebben dat ze er iets voor terug krijgen.’
