Het webinar is georganiseerd in samenwerking met vijf brancheorganisaties: Actiz, VGN, De Nederlandse GGZ, NVZ en NFU. De deelnemers – onder andere HR-managers, arbo-coördinatoren en leidinggevenden uit deze sectoren – hebben van tevoren aangegeven welke thema’s hun ‘uit de slaap houden’. Dat zijn: verzuim, werkdruk, instroom en uitstroom en inzetbaarheid van personeel.
Gastheer op 18 mei was theatermaker/cabaretier Patrick Nederkoorn. Als eerste spreekt hij met Anouk ten Arve, programmamanager Gezond werken in de zorg bij Stichting IZZ. Elk jaar houdt IZZ een groot onderzoek over de gezondheid van medewerkers in de zorg, vertelt Ten Arve. “De vragenlijst is net uitgezet en de gemiddelde respons is tien- tot elfduizend medewerkers. Dat geeft een mooi beeld over de verschillende sectoren. Zo’n 75 procent van de zorgmedewerkers is zeer bevlogen en gemotiveerd, maar de emotionele en fysieke vermoeidheid neemt ernstig toe.”
Ondanks de saamhorigheid in de eerste coronagolf, piekert 88 procent en een vijfde deel kampt met slaapklachten. Dat komt ook omdat de emotionele werkdruk steeds groter wordt en de agressie alleen maar toeneemt. Ten Arve: “Zorgmedewerkers hebben de neiging om dit een beetje weg te drukken. Zij praten niet snel over hun eigen problemen. Elf procent van de medewerkers is ernstig emotioneel uitgeput en gaat tóch aan het werk. Juist daarom is de dialoog zo belangrijk.”
Het blijkt namelijk dat managers en teamleiders vaak een andere perceptie van de werkdruk hebben dan de medewerkers. “Mensen op de werkvloer denken soms ‘wij doen er niet meer toe’. Maar als je werkt aan de positieve spiraal, gaan steeds meer dingen goed”, zegt Ten Arve. “Dan hoor je vaak terug: ‘wij doen dit samen’. Dan ga je van werkdruk naar werkgeluk.” Als organisaties daarop inzetten dan nemen de emotionele en lichamelijke uitputting af en het verzuim vermindert met bijna zeventig procent.
Praktische en wezenlijke zaken
InDialoog is een aanpak om binnen drie verschillende lagen in de organisatie in gesprek te gaan over gezond werken. Die aanpak bestaat uit een teampeiling, een teamdialoog en gesprekken met de bestuurder op de werkvloer. Het team kiest over welke thema’s wordt gesproken. Inmiddels hebben ongeveer honderd organisaties deze aanpak met succes doorlopen.
Op dit webinar komen drie ervaringsdeskundigen aan het woord: Wouter Bondt, teamleider SEH bij het ETZ ziekenhuis in Tilburg, Jos Driesprong, directeur/bestuurder van De Hardstee, een organisatie voor gehandicaptenzorg in Leiden – die middenin coronatijd is gestart met InDialoog – en Ineke Sinay, verzorgende bij WVO Zorg, een ouderenorganisatie in Vlissingen. Sinay was eerst deelnemer van InDialoog en nu gespreksleider. “De reden om dit binnen WVO Zorg op te starten was het grote verloop van personeel”, zo vertelt ze.
Uit de gesprekken bleek dat de roosterplanning en het begeleiden van stagiaires onder hoge werkdruk knelpunten waren. De eerste gesprekken waren spannend, maar de gesprekken met de directie leverden veel op. “Eerst keek je tegen bestuurders op, maar je blijkt gewoon op gelijke voet met elkaar te kunnen praten.”
Dat onderschrijft Wouter Bondt. “Als je het vaker doet, dan worden de gesprekken vanzelf makkelijker. En de gesprekken met de raad van bestuur over de serie dialogen leverden veel op. Wij toonden eerlijkheid en kwetsbaarheid, zij waren supernieuwsgierig. En we kwamen samen snel met oplossingen.” In het onderling elkaar leren kennen zit de grootste winst, concludeert Bondt, daar wordt de raad van bestuur ook heel enthousiast van.
Dat vindt Jos Driesprong ook. “Als bestuurder ben je aangenomen om beslissingen te nemen, maar vooral om te luisteren wat er leeft. Ik moet de oplossingen niet zelf verzinnen, maar juist horen wat er speelt. InDialoog helpt er goed bij om dat van onderop helder te krijgen. Wat gaat er goed? Wat kunnen we verbeteren?” Als voorbeeld noemt hij het roosteren. “Pas de roosters vooral zelf aan, heb ik gezegd.” Over zulke praktische dingen ging het ook vaak bij WVO Zorg, zegt Sinay: “Dat varieerde van trekkers in de badkamers tot tilprotocollen en tilapparatuur.”
Wouter Bondt: “In gesprek gaan met elkaar verbetert het begrip voor elkaar. Daardoor wordt het werkklimaat beter. Verzuim vermindert. De raad van bestuur kan sommige beslissingen – bijvoorbeeld over de SEH en de manier van opleiden – op zo’n manier ook uitleggen.”
Maar het gaat bij bestuurders om luisteren en niet alleen om uitleggen, vult Driesprong aan. “Zeventig procent van je organisatie bestaat uit je mensen, als directeur moet je dan ook zeventig procent van je tijd daarin steken. Dat doen we in de praktijk niet altijd. InDialoog dwingt mij daar wel toe.” Het begint met praten over praktische dingen, maar uiteindelijk kom je te praten over de wezenlijke kenmerken van het organisatieklimaat. Door de InDialoog-rondes te herhalen, kun je de aanpak borgen voor langere tijd.
Status quo doorbroken
Maar hoe implementeer je dat dan binnen je organisatie? Daarover spreken tijdens dit webinar Erica de Rooij, P&O-adviseur bij Reinier van Arkel en belast met duurzame inzetbaarheid, en Marc Spoek, manager Gezond werken in de zorg bij Stichting IZZ. “HR-adviseurs zien vaak wel de noodzaak, maar het invoeren binnen de organisatie wordt vaak gezien als ingewikkeld”, zegt Spoek. “Bezwaren zijn tijd, geld en werkdruk. Geld hoeft geen drempel te zijn. Het kost ongeveer tienduizend euro per organisatie om goed begeleid met zeven teams te beginnen en teamleiders te coachen. Dat is niet veel als je ziet wat het oplevert: het verzuim neemt met zeventig procent af. Het kost ook best veel tijd, maar eigenlijk moet je ervaren hoe het werkt en dat je in een positieve spiraal terecht komt.”
Begin bij de teams die de hoogste werkdruk ervaren, zo tipt De Rooij, en wees er duidelijk in hoeveel tijd het gaat kosten. En zorg ervoor dat er draagvlak is bij het bestuur. “Zo kun je enthousiasmerend reclame maken binnen de hele organisatie. Laat het niet een P&O-dingetje zijn.” Dat onderschrijft Spoek: “De basis dat raad van bestuur, HR en OR het erover eens zijn dat de dialoog op gang moet komen. Daarna doorloop je drie stappen. Stap 1 is het formuleren van de vraag. Stap 2 is om samen met IZZ te kijken hoe het traject wordt vorm gegeven. Stap 3 is het implementeren. Al met al is dat veel voorbereiding, maar zo krijg je het beste draagvlak en teams die gemotiveerd zijn om mee te doen. Deze strakke structuur kunnen we op maat maken voor elke organisatie. De ruimte zit ‘m in de invulling.”
Het ondersteunende portal, waarin draaiboeken en stappen staan, helpt enorm bij de implementatie, vindt Erica de Rooij. “Het is veel werk en je moet daar ook capaciteit voor vrij maken.” En wanneer kick je IZZ er weer uit?, vraagt Nederkoorn tot slot. “Dat verschilt per organisatie”, zegt Spoek. “Het hangt er van af wat iedereen de prettigste manier vindt van in gesprek zijn en met elkaar in verbinding staan. Het mooiste is als de dialoog onderdeel is geworden van het reguliere werkproces of de dagelijkse routine.” Reinier van Arkel is nog niet klaar met IZZ, maar is al een heel eind op weg naar invoering van InDialoog. Erica de Rooij: “De werkdruk was heel erg hoog. Die status quo hebben we al met zeven teams doorbroken. Daar ben ik heel trots op.”
Foto’s: Webinary, Amersfoort
Het webinar is nog terug te zien op: Praatjes vullen wél gaatjes.
Of kijk voor meer informatie op IZZ InDialoog.
