Ziekenhuis Groep Twente (ZGT) heeft een pilot afgerond waarin risico’s voor medewerkers anders in kaart worden gebracht. De tool daarvoor heet RIE van de Zorg. Die is ontwikkeld door Riepair, samen met Stichting IZZ. De 3D-begrippen ‘digitaal’, ‘dynamisch’ en ‘dialoog’ staan daarbij centraal, zo bleek tijdens de presentatie aan collega-zorgorganisaties uit het oosten van Nederland.
Zorginstellingen zijn verplicht een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) te doen naar onder andere de veiligheid van werkprocessen, vastgoed of gevaarlijke stoffen. De meeste zorginstellingen hebben dat goed voor elkaar. Ze produceren keurig een analyse en plan van aanpak. Maar de rapportage belandt vaak letterlijk onder in een la. En op de werkvloer leeft het al helemaal niet. Teams of teamleiders worden wel bevraagd, maar een manager heeft dan al veel uren besteed aan het knippen en plakken in de honderden vragen. Zo ontstaat er nooit een integraal beeld van de organisatie.
Prioriteiten
“Riepair en IZZ ontwikkelden – in samenspraak met toetsende instanties – een gebruiksvriendelijke en integrale applicatie”, legt Berend Moerdijk, eigenaar/directeur van Riepair uit. “Er zijn essentiële verschillen met de traditionele RI&E’s: De checklists worden op maat gemaakt en kunnen makkelijk worden aangepast. En de risico’s kunnen worden gewogen, in onderlinge verhouding en in verband met bijvoorbeeld patiëntrisico’s. We zien vaak dat bestuurders wel weten waar de risico’s liggen, maar dat het ontbreekt aan tools om daar prioriteiten aan te verbinden.” De volgende stap is integraal risicomanagement, aldus Moerdijk.
IZZ, het ledencollectief van mensen in de zorg, verzorgt niet alleen collectieve zorgverzekeringen, maar werkt ook aan veilig en gezond werken in de zorg. “De sleutel is het verbeteren van arbeidsomstandigheden bij de bron. En het klinkt misschien als een open deur”, zegt programmamanager Anouk ten Arve van IZZ, “maar dat doe je het beste in dialoog met medewerkers. Deze tool voor het in kaart brengen en bespreken van risico’s leent zich daar goed voor.”
Continu proces
Ook binnen ZGT leefde de RI&E in de oude vorm niet. De ziekenhuisgroep, met 3100 medewerkers in locaties Almelo en Hengelo, had wel wat anders aan het hoofd. “We zaten midden in een reorganisatie en waren bezig te overleven”, zegt beleidsmedewerker Thea Teijema. “Maar dat biedt ook kansen voor een RIE”, vult collega Ramon Kamphuis aan. Ze wilden van een statisch naar een dynamisch systeem. Dat paste binnen hun ambitie om arbo binnen ZGT vitaal te maken. Dus toen Riepair en IZZ hen benaderden om hun nieuwe systeem te testen en helpen verder te ontwikkelen, deden ze graag mee.
De vraagpunten verschillen op elke afdeling en op elk niveau. Ze zijn nu makkelijk te selecteren. Inmiddels zijn bij ZGT de vragen en plannen van aanpak op strategisch, tactisch en operationeel niveau ingevoerd. Er komt geen ‘RI&E-boek’ meer, maar alles is na inloggen digitaal te bekijken. De resultaten worden met betrokkenen in open dialoog besproken en vastgelegd. En de resultaten dáárvan ook weer. En weer. Zo is de RI&E geen eenmalige exercitie meer, maar een continu proces. Binnen ZGT werken leidinggevenden nu aan het opbouwen van een eigen ‘veilig en gezond werken’-dossier per afdeling. Daaraan kan van alles worden toegevoegd, van medewerkers-tevredenheidonderzoek tot vastgoedinspecties op locatie. De inspecties en de OR kunnen makkelijk meekijken.
“Het systeem faciliteert de dialoog als werkwijze, en je hebt alle informatie bij elkaar”, vat Kamphuis samen. Want ook de actuele arbo wet- en regelgeving is er in verwerkt. De dossiers worden centraal bijgehouden en zijn op alle devices te benaderen. Met één druk op de knop kunnen de rapportages eruit rollen. Na de pilot volgt een belangrijke stap voor ZGT. Dat is die van prioriteit en waarde toekennen aan elk risico. Een hele klus, want die weging verschilt per afdeling. Het wordt gedaan in overleg met de teams en de OR.
