Kunnen we de voorwaarden zo op orde maken dat we met dezelfde groep behandelaren meer mensen kunnen helpen? Die vraag had GGZ Delfland begin dit jaar. Directeur Ferrald Dunnink: ‘We wisten dat er meer potentie zit in onze poliklinieken. En onze wachtlijsten zijn, net als bij alle GGZ-instellingen, te lang. Dat willen we anders. Daarvoor was het nodig dat we zicht kregen op de precieze opgave én de oplossing. Dat zicht heeft P5COM ons geboden.’
Rob Janssen, Project Director bij P5COM: ‘We deden een analyse en concludeerden dat er ruimte was om de wachtlijst met in ieder geval de helft te verkorten. Dat had te maken met twee factoren. De eerste is dat er echt ruimte te maken was voor behandelaren om één à twee consulten per week meer te doen. Dat lukt bijvoorbeeld als je de administratieve ondersteuning zo inricht dat behandelaren meer rust krijgen en zich kunnen focussen op behandeling in plaats van geregel, afstemmen en overleggen.’
De tweede factor is het aanscherpen van processen. Van intakes en MDO, tot de evaluatie en afsluiting. Janssen: ‘Dat laatste is uiteindelijk de motor achter een betere doorstroom van patiënten. Je kunt je behandelcapaciteit niet oneindig vergroten. Het komt er toch op neer dat je de behandeling van de ene cliënt moet afronden, voordat je de behandeling van de andere cliënt kunt starten.’
Evaluaties gestructureerd inrichten
In de praktijk is dat best een grote klus. Bij veel organisaties verlopen evaluaties nu nog rommelig, ad hoc, en zonder de cliënt. Janssen: ‘Dat is deels ook nog een overblijfsel uit de DBC-tijd. Toen konden aanbieders na een jaar hun factuur indienen, en daar werden de andere processen op ingericht. Ook de evaluatie. In het ZPM kun je evalueren wanneer jij dat wilt. Maar dat betekent ook dat je hiervoor zélf een plan moet maken.’
Dat deed bijvoorbeeld Brijder, een organisatie voor verslavingszorg. Managing Consultant Jelle Beterams van P5COM begeleidde hen daarbij. ‘Samen met de behandelaren hebben we gekeken wat logische momenten voor evaluatie zijn. Zij stelden voor om het na drie en na negen maanden te doen. Na drie maanden heb je echt wel een behoorlijke indruk van een cliënt, en na negen maanden zou je wel een serieuze inschatting moeten kunnen maken van de effectiviteit van de behandeling. En kun je dus bepalen of je de behandeling kunt afronden, of je doorgaat met behandelen, en in welke vorm je dat doet.’
Van plannen naar uitvoeren
De tweede stap is inregelen dat deze evaluatiegesprekken ook daadwerkelijk plaatsvinden. Janssen: ‘Dat is lastig omdat veel behandelaren hun agenda van oudsher zelf bijhouden en zelf hun afspraken plannen. Terwijl het eigenlijk ondoenlijk is om tussen de behandelingen door een moment af te stemmen waarop zijzelf, de regiebehandelaar én de cliënt en zijn of haar familie beschikbaar zijn. Het is zo veel gedoe. Daar zijn ze geen behandelaar voor geworden.’
Beterams: ‘De oplossing daarvoor is dat het secretariaat die afspraken inplant. Maar ook dat kan niet zomaar. Behandelaren hebben terecht hun voorkeuren voor hoe ze de dag indelen. Dat ze bijvoorbeeld liever niet drie cliënten met een depressie achter elkaar zien, of dat ze op bepaalde momenten de administratie willen doen. Ze zetten daarvoor allerlei blokken in hun agenda. Daar is niet zo een-twee-drie een plekje gevonden.’
De zorginhoud centraal
Janssen: ‘Wat helpt, is hier met elkaar vooraf over spreken. Vanuit het zorgproces. Dat helpt meteen bij het oplossen van de tweede uitdaging. Die is dat veel behandelaren gewend zijn om cliënten éérst te bespreken in een MDO, en pas dan te evalueren met de cliënt zelf.’
Beterams: ‘Een behandelaar van Brijder zei daarover in een projectoverleg: Als ik een cliënt was, dan zou ik het geen prettig idee vinden dat een behandelaar niet mét mij praat, maar óver mij, samen met een hele groep mensen die ik helemaal niet ken. Mét de cliënt praten is veel logischer als je naar het ZPM kijkt. Shared desicion making wordt vergoed, MDO’s niet.’
Janssen: ‘Als je begint met een gesprek over de inhoud, is de praktische kant vervolgens eenvoudiger in te richten, én kun je het hele proces voorspelbaar maken. Stel je hebt als regiebehandelaar 120 cliënten, met wie je allemaal twee keer een evaluatiegesprek hebt. Dan kun je vooraf uitrekenen hoeveel uren je moet reserveren in de agenda. Dat kun je vooraf intekenen. Het secretariaat kan de afspraken dan eenvoudig meteen na de intake inplannen.’
Aanpak die werkt
Gert Schaaij is directeur bij Eleos. Daar maakte P5COM een analyse van de processen in de kliniek. Eleos bracht de adviezen vervolgens zelf in de praktijk. Schaaij: ‘Eigenlijk hebben we de werkpraktijk voorspelbaar gemaakt. Dat hebben we gedaan door meteen na het opnamegesprek te kijken naar de verwachte ontslagdatum en daar naartoe te werken. Tussentijds voeren we zorgafstemmingsgesprekken met ambulante behandelaren en de patiënt om te bespreken of de opnamedoelen behaald worden, en wat dat betekent voor de geplande ontslagdatum. Zo komt er meer rust en overzicht in agenda’s, weten patiënten en behandelaren beter waar ze aan toe zijn, en hebben we vacatures kunnen intrekken. Een mooi resultaat. Voor onze poliklinieken gaan we nu eenzelfde traject doen.’
Ook Altrecht verbeterde de afgelopen tijd haar patiëntenstroom. Directeur Hans van Klaveren: ‘Wij hadden al verschillende initiatieven opgezet om de cliënt beter te betrekken bij de evaluatie, maar we zagen ook dat dit niet overal gebeurde en dat het plannen niet lekker liep. Afgelopen jaar zijn we hier samen met P5COM mee aan de slag gegaan. Het effect nu is dat de evaluaties in beginsel altijd met de cliënt zijn, ook steeds meer met familie, vooraf ingepland door ons secretariaat, dat dit goed in de agenda’s van onze behandelaren en regiebehandelaren past en dat dit ook nog helpt bij het op orde houden van alle administratieve verplichtingen zoals de Zorgvraagtypering en voortgangsbrief. Dat is enorm positief.’
