Volgens Laura Krijgsman, clustermanager Logistiek Amsterdam UMC is kostenefficiency dit jaar een van de belangrijkste thema’s. En veel urgenter dan de afgelopen jaren. Een grote oorzaak volgens haar: Covid-19. Daardoor zijn in de zorg ‘productie’-achterstanden ontstaan die de komende periode (kosten)efficiënt moeten worden weggewerkt.
Scannen, plannen, aanvullen
Om die reden streeft de facilitaire dienst van het Amsterdamse ziekenhuis ernaar oneigenlijke taken van zorgmedewerkers uit handen te nemen. Alles rondom de bevoorrading van de zorg overnemen, door het project SPA (scannen,plannen,aanvullen) maar ook al het vervoer van de zorg overnemen, van patiënten tot bloed, kweekjes en medicijnen. Alles met als doel het aantal onnodige werk voor de zorgmedewerker te reduceren.
Krijgsman ziet daarbij wel behoefte aan maatwerk per afdeling: “Als facilitaire dienst moeten we veel meer in gesprek met de afdelingen, zodat we op de hoogte zijn van de zorgzwaarte en de patiëntencategorie, en wat er op welke momenten echt nodig is aan ondersteuning. .” Standaardisatie is daarbij de basis, maar maatwerk zorgt ervoor dat centralisatie van deze taken succesvol wordt.
Keuzes
Om kostenefficiënt te werken, moet de zorg volgens Krijgsman keuzes maken: “Voor het rooster is het efficiënter om medewerkers op verschillende locaties in te zetten. Maar de afdeling wil graag dezelfde, vaste gezichten zien.” Een wens die aansluit bij haar visie op zorglogistiek. “Iemand die altijd de IC bevoorraadt, kan dat beter dan iemand die elke dag op een andere afdeling staat. Dat geeft rust op de afdeling en vergroot daarmee de efficiency.”
Het mes snijdt volgens haar op die manier aan twee kanten: “Logistiek medewerkers vinden het zelf ook leuk om op dezelfde afdeling te werken. Ze hebben dan het gevoel dat ze onderdeel zijn van het team en voelen zich verantwoordelijk voor de daarbij behorende taken. Dit bevordert het werkplezier. Daardoor zijn ze minder vaak ziek en reduceren we frequent verzuim. Dit voelt daarom als de juiste beweging voor de toekomst.”
Data in logistiek
Girbien de Bruin, branchedirecteur Logistiek bij Tempo-Team, onderstreept het belang van keuzes in de (zorg)logistiek. Vanuit haar rol signaleert zij dat het gebruik van data daarbij een steeds grotere rol speelt, zowel in de zorg als daarbuiten. “Voorraadbeheer is duur; hoe minder voorraad, hoe beter. Tegelijkertijd mag de zorgmedewerker niet ‘misgrijpen’. Data maakt de vraag naar materialen voorspelbaar en helpt dus om ze beschikbaar te hebben waar en wanneer ze nodig zijn. Daaromheen organiseer je de logistieke processen.”
Innoveren: doe iets buitengewoons
De Bruin en Krijgsman zijn het erover eens dat juist in de zorglogistiek innovatie enorm bijdraagt aan een beter en (kosten)efficiënter proces. Bijvoorbeeld met de inzet van robotica. Volgens Krijgsman is het doel om de zorgmedewerker daarmee zo goed mogelijk te ondersteunen, om het werk minder zwaar te maken. “Bijvoorbeeld met robots die helpen zware karren, bedden of containers te verplaatsen van de ene naar de andere locatie. Hiervoor is nog verder onderzoek nodig. Daarbij zijn we ook sterk afhankelijk van het gebouw: het ene gebouw is er meer geschikt voor dan het andere.
Krijgsman onderkent dat innoveren vaak ook samenhangt met wat budgettair mogelijk is. “Op het moment dat je schaalgrootte hebt, kun je innoveren en met allerlei toepassingen experimenteren. Maar ook relatief kleine initiatieven kunnen grote impact hebben. Soms moet je gewoon een beetje durf tonen en iets buitengewoons doen. Dat past bij onze visie. Iets doen wat de omgeving niet verwacht.”
Onmisbare schakel
Logistieke afdelingen in het ziekenhuis zijn succesvol door de combinatie van strak plannen, keuzes maken, inspelen op de behoeftes van de afdelingen, data gebruiken om te kijken wat echt nodig is en door te innoveren, hoe groot- of kleinschalig ook. Daarmee vormen zij een onmisbare schakel voor ieder ziekenhuis.
