In gesprekken met zorgaanbieders wordt ons één vraag steeds vaker gesteld: Hoe kom ik tot een pragmatische aanpak van Horizontaal Toezicht (HT)? Ofwel: hoe kom ik voorbij aan de plannenmakerij? Hieronder bespreken we 7 tips voor het opstellen van de planning en het neerzetten van het project, zodat de weg vrij is voor een pragmatische aanpak.
Voorbereiding
Een goede voorbereiding is het halve werk! Bedenk vooraf goed wat HT is en welke spelregels hierbij horen. Baken het goed af en beoordeel wat de implementatie voor jouw organisatie betekent. Zorg dat je de afhankelijkheden van belanghebbenden in beeld hebt. Tip: Houd rekening met de implementatievalkuilen: overzicht, focus, inzicht en draagvlak.
Hoewel de inhoudelijke verandering naar HT voor elke zorgaanbieder anders is, zijn de kritische mijlpalen in het proces voor iedereen gelijk. Wij maken daarom onderscheid tussen de planning van het proces op hoofdlijnen in de beginfase én de detailplanning vanuit de inhoud later in het traject.
Procesplanning
Met de procesplanning worden de grote stappen van het traject zichtbaar, inclusief de afhankelijkheden van interne en externe belanghebbenden. De procesplanning bestaat uit drie stappen: ambitie, mijlpalen en afspraken vóóraf.
1. Ambitie. Het opstellen van een planning begint bij het uitspreken van de ambitie door de Raad van Bestuur. Vanaf welk jaar gaan we ons verantwoorden op basis van HT? Dit heeft geen invloed op de processtappen die je doorloopt, maar wel op het tempo waarin je dit doet.
2. Mijlpalen. Door mijlpalen te bepalen en daaraan een datum van oplevering te koppelen, wordt duidelijk welke stappen er nodig zijn om de HT ambitie op tijd te realiseren. Een overzicht op maand- of kwartaalniveau is in deze fase voldoende. Bij mijlpalen kun je denken aan het opleveren van een nulmeting van het instapmodel of een uitgewerkt control framework.
3. Afspraken vóóraf (1/2). Nu wordt ook duidelijk waar je afhankelijk bent van andere partijen. Bijvoorbeeld een review door de representerende zorgverzekeraar op het controle framework of het uitvoeren van werkzaamheden door de externe accountant voor de assurance verklaring. Door hier vroegtijdig het gesprek over aan te gaan, kunnen deze partijen hier rekening mee houden. Zo zorg je voor een realistische en haalbare planning.
Inhoudelijke planning
De vervolgstap is het invullen van de mijlpalenplanning in detail. Hiervoor kun je de uitkomsten van het instapmodel en de uitkomsten van de risicosessies gebruiken. Ook de afspraken met belanghebbenden kun je nu verder duiden. Tot slot kun je de projectstructuur verder invullen op maat.
4. Uitkomsten instapmodel. Het instapmodel is ingevuld en afgestemd. Vertaal deze bevindingen in concrete acties. Acties zijn bijvoorbeeld het ontwikkelen van een visie op HT of het concreet beschrijven van het registratie- en declaratieproces. Je kunt deze acties in de tijd plaatsen, zorgvuldig beschrijven en er een eigenaar en einddatum aan koppelen.
5. Uitkomsten risicosessie. Naast de verbeteracties vanuit het instapmodel is ook de risico-identificatie en prioritering van invloed op het maken van een detailplanning. Je weet dan namelijk hoeveel risico’s er belangrijk zijn en welke risico’s het betreft. Om te komen tot een control framework doorloop je steeds dezelfde stappen per risico. Er ontstaat nu een detailplanning op risico niveau.
6. Afspraken vóóraf (2/2). Met deze uitkomsten is het tevens mogelijk een inschatting te maken van tijd, capaciteit en benodigde middelen. Van de interne organisatie, maar ook van de externe stakeholders zoals een externe accountant, representerende zorgverzekeraar en tweede zorgverzekeraar. Ook deze verdiepende afspraken maak je daarmee voorafgaand aan het (inhoudelijke) proces.
7. Inrichten projectorganisatie. Op hoofdlijnen is de betrokkenheid van interne medewerkers al duidelijk na stap 1 en 2. Concrete invulling van de projectorganisatie kan op basis van de detailplanning. Door deze uitkomsten als uitgangspunt te nemen, is de inrichting functioneel aan de implementatie en voorkom je dat het opzetten van een projectstructuur een doel op zich wordt.
Voorbij aan de plannenmakerij? Een pragmatisch stappenplan? Een goede voorbereiding is het halve werk. Maak in de planning onderscheid tussen proces en inhoud. En vergeet niet vóóraf afspraken te maken met interne en externe belanghebbenden. Zo ontstaat inzicht op de impact van je organisatie én de concrete stappen om te komen tot HT.
Geschreven door Jenneke Hoekstra en Bas Winkels, namens expertiseteam Horizontaal Toezicht – EIFFEL
