Omdat investeringen in de zorg al jaren onder druk staan, is er veel achterstallig onderhoud. Daardoor stijgen de kosten voor onderhoud en LifeCycle Management (actueel houden van applicatie en platforms) en daaruit volgende projecten. Daarnaast vraagt de toenemende vraag naar innovatie en daarmee gepaard gaande digitalisering van de zorg om grotere investeringen en een uitbreiding van het ict-landschap.
Wat betekent dat voor de toekomst voor zorgorganisaties?
We zien dat zorgorganisaties niet gelijktijdig kunnen groeien, vernieuwen en achterstallig onderhoud kunnen oplossen. Daarvoor ontbreekt enerzijds de financiële ruimte en anderzijds de capaciteit (eigen/externe specialisten) om de projecten uit te voeren. Die problematiek speelt met name bij grote en complexe ziekenhuizen.
Exemplarisch zijn de langdurige en kostbare werkplek-projecten in ziekenhuizen. Naast de kosten voor de basis-ict, moeten grote ziekenhuizen ook investeren in regionale initiatieven en hebben ze een zware projectenkalender op het gebied van de innovatie. Als ziekenhuizen hun koers niet veranderen, worden ze gedwongen te kiezen tussen investeren in kwaliteit van de bestaande operatie of in de innovatie van de zorg.
Schaalvoordeel of schaalnadeel?
Tegelijkertijd is een aantal zorgorganisaties wel in staat om te vernieuwen én de kosten te beheersen. In de ouderen- en gehandicaptenzorg kan de transformatie naar nieuwe ict-oplossingen kosteneffectief zijn door gelijktijdig te vernieuwen en de oude ict uit te faseren ten gunste van standaard clouddiensten (Vooral SaaS).
Uit onze ervaring blijkt dat zorgbedrijven met een minder complex applicatielandschap effectiever opereren en voordeel hebben van de kleinere schaal waar ze mee werken. Dit lijkt tegenstrijdig met het economische schaalvoordeel dat je zou verwachten bij grotere organisaties, maar het nadeel ontstaat door de complexiteit van grotere organisaties.
Het schaalvoordeel van de grotere zorgorganisaties kan wel worden gerealiseerd als duidelijke architectuurkeuzes worden gemaakt en het applicatielandschap wordt vereenvoudigd.
Zonder standaardisatie geen kostenbeheersing!
Veel zorgorganisaties in de caresector hebben meer dan drieduizend medewerkers en een deel heeft meer dan zesduizend medewerkers als ict-gebruiker. In deze organisaties levert de standaardisatie van de ict-diensten een grote bijdrage aan kostenreductie. Als care-bedrijven uitgaan van standaard SaaS-pakketten voor de zorg en bedrijfsvoering, dan zijn ook de koppelingen en rapportages standaard en kan een standaard werkplekoplossing volstaan. Ondanks toename in licenties leveren de afname (of opheffing) van het datacenter én reductie van complexiteit van het landschap veel besparingen. De eigen ict-medewerkers krijgen dan tijd voor zorggerichte innovatie. Zij hoeven zich niet meer te richten op de techniek.
Voor de cure (ziekenhuizen) is deze aanpak ook haalbaar als we kijken naar minimaal 80 procent van de diensten die na rationalisatie als standaard dienst leverbaar zijn. De overige 20 procent blijft dan special maar door daar goed regie op te voeren, worden de kosten daarvan inzichtelijk en beter bestuurbaar.
Niet meer denken in de oude ict-kavels
In veel onderzoeken en begrotingen zien we nog de klassieke verdeling van kosten over netwerk, hardware licenties personeel (de klassieke horizontale kavels). Dit terwijl de dynamiek in de ontwikkeling van de ict en ook de financiering grotendeels wordt bepaald door de diensten. De ontwikkeling en financiering van het werkplekdomein, een ecd/epd of regionale samenwerking zal per domein moeten worden gepland en bestuurd. Dat betekent dat zorgorganisaties meer moeten denken in waardestromen en ook dat zij de kosten op het niveau van de waardestromen dienen te bekijken. Een waardestroom zien we daar als logische bundeling van klantgerichte (verticale) diensten (zoals een patiënten-/cliëntendossier, een digitale werkplek). De vraag is niet ‘Wat kost het datacenter volgend jaar?’, maar ‘Hoe ontwikkelt zich de TCO (totale kosten) van het epd/ecd de komende drie jaar?’, daarbij de operatie en de vernieuwing inbegrepen. Dat levert een beter beheersbaar prijsmodel en regie op leveranciers.
Stapsgewijze aanpak
De weg naar standaardisatie en kostenbeheersing kan voor een kleine middelgrote zorgorganisatie binnen twaalf tot achttien maanden worden gerealiseerd. Voor een complex ziekenhuis is meer tijd nodig, maar er kunnen wel op jaarbasis verbeteringen worden gerealiseerd en er kan een roadmap worden opgesteld. Dat begint met een heldere analyse van de bestaande kosten en een realistische begroting waar vanuit zowel raad van bestuur als de CIO verder kunnen werken. Door in die roadmap de ict-diensten anders te organiseren (IT-TOM) en te standaardiseren, is het mogelijk om zowel kwaliteit te verbeteren als kosten onder controle te krijgen en ten minste te stabiliseren. Onze overtuiging is dat de ict in de zorg daarmee betaalbaar kan blijven.
Hans-Jörgen Dekker
Principal Consultant bij Eraneos