Regionaal capaciteitsmanagement: creëer balans in de keten

In het Integraal Zorgakkoord (IZA) staan twee leidende thema’s centraal: passende zorg en regionale samenwerking. Tijdens het Skipr-congres Samenwerken in de regio werden de spotlights op de route van IZA-beleid naar IZA-praktijk gezet. Daarbij was ook ruimte gereserveerd voor rondetafels. Dialoogsessies die – hoe kan het ook anders – regionale samenwerking als thema hadden.
Onder voorzitterschap van Performation boog een van de tafels zich over regionaal strategisch capaciteitsmanagement. Alle acht deelnemers aan de tafel, afkomstig uit de care en cure, hadden links- of rechtsom ervaring met capaciteitsmanagement. De meeste organisaties vliegen de doorstroom van patiënten en het oplossen van de verkeerde-bed-problematiek operationeel aan.

Ontstijg het brandjes blussen

Jesse Santema, capaciteitsadviseur bij Performation, zat aan tafel namens Regioplatform Noord-Holland. Samen met drie ziekenhuizen, vier huisartskoepelorganisaties en vijf grotere VVT-organisaties richt zij regionaal het strategisch capaciteitsmanagement in. Jesse Santema stelde dat er veel winst te behalen valt als je als regio meer vooruit gaat kijken en strategisch gaat plannen. “Als je op operationeel niveau bezig blijft, ben je brandjes aan het blussen die je een jaar ervoor had kunnen voorkomen.”

Doorstroom stroomlijnen

Het doel van het regionaal strategisch capaciteitsmanagement is om de doorstroom van patiënten en cliënten tussen de verschillende organisaties te stroomlijnen. Jesse Santema: “Het gaat om de juiste zorg op de juiste plek. Dat voorkomt leegstand in de VVT-organisaties terwijl er mensen – bij gebrek aan plek op de afdelingen – op de spoedeisende hulp moeten overnachten.”

Capaciteits- of afstemmingsprobleem?

Regioplatform Noord-Holland is inhoudelijk klein gestart. Er is op strategisch niveau gekeken naar het soort patiënten dat in het ziekenhuis kwam, waar zij vervolgens naartoe konden uitstromen en hoeveel capaciteit daarvoor nodig is. Eerst voor de CVA-keten, vervolgens voor de geriatrische revalidatie en inmiddels is ook de eerstelijnszorg erbij gepakt. Jesse Santema: “Uit de eerste doorrekeningen bleek dat er bij de ene afdeling een tekort aan capaciteit was, terwijl er bij een andere afdeling een overschot was. De vraag is, hoe ga je strategisch om met dit afstemmingsprobleem zodat je er operationeel geen last van gaat hebben?”

Kennis en kunde

Aan tafel werd opgemerkt dat het onvoldoende is om alleen uit te gaan van de fysieke capaciteit. De vaardigheid van het team – voldoende kennis en kunde om grote groepen maar ook de zogenoemde paradijsvogels van zorg te kunnen voorzien – is minstens zo belangrijk. Marije Wouters, moderator van de dialoogsessie en collega van Jesse, voegde hieraan toe: “Bij Regioplatform werken we volgens het principe dat voor een benodigd bed er op strategisch niveau door de individuele zorginstelling een interne toets gedaan moet worden. Daaruit moet blijken of er voldoende en kundig personeel begroot is.”

Gezamenlijke productiebegroting

Over de muren van organisaties en hun financieringsschotten heen kijken is daarbij essentieel, stelde Marije Wouters. “Ik hoorde aan onze tafel over initiatieven binnen een ziekenhuis die ervoor zorgen dat de doorstroming van patiënten naar de VVT wordt geoptimaliseerd. Wat regionaal strategisch capaciteitsmanagement daaraan toevoegt is de link daartussen. Dus past de uitstroom bij de beschikbare capaciteit van de VVT in jouw regio? Die regio is voor elke zorginstelling weer anders. Door de koppeling tussen de eigen organisatie en regionale samenwerkingspartners kun je een gezamenlijke productiebegroting maken. Dat is de kern van regionaal strategisch capaciteitsmanagement.”

Geloof, lef en pionieren

Maar hoe doe je dat? Onderling vertrouwen en de overtuiging dat je elkaar nodig hebt zijn essentieel om regionale samenwerking van de grond te krijgen, zo klinkt het aan tafel. En dat begint bij ego’s – of eigenlijk de afwezigheid daarvan. Er spelen veel belangen die samenwerking kunnen bemoeilijken. Het is heel lastig om met tientallen organisaties uit te dokteren hoe die samenwerking eruit moet komen te zien. Je hebt mensen nodig die geloven in pionieren. Zo is het ook gegaan in de regio Noord-Holland Noord. Tijdens een griepgolf trof een aantal bestuurders elkaar bij een voetbalwedstrijd van AZ en spraken ze af het anders te gaan doen. Jesse Santema: “Dat vergde intrinsieke motivatie, vertrouwen en een dosis lef. Want hoewel het Regioplatform nu IZA-gelden toegekend heeft gekregen, zijn we al veel langer bezig.”

Angst voor lege bedden

Vertrouwen in elkaar, weten dat je elkaar nodig hebt is belangrijker dan ooit, vatte Marije Wouters tot slot samen. “Met de 200.000 zorgprofessionals die we tekort gaan komen in Nederland om de dubbele vergrijzing het hoofd te bieden, kun je de angst voor lege bedden legitimeren. Regionaal strategisch capaciteitsmanagement kan die angst niet wegnemen. Wel kunnen we inzichtelijk maken hoe je met capaciteitsmanagement een duurzame balans realiseert in de keten.”